Politique de confidentialité

Introduction

Systèmes Telos Machina inc. (« Telos Machina », « nous », « notre ») s'engage à protéger les renseignements personnels des personnes qui visitent notre site web et qui font affaire avec nous. Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) du Québec.

En utilisant notre site web ou en nous transmettant vos renseignements, vous consentez aux pratiques décrites dans cette politique.

1. Renseignements personnels collectés

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans cette politique. Ces renseignements proviennent directement de vous lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ou communiquez avec nous.

Formulaire de contact

• Prénom et nom : pour vous identifier et personnaliser nos communications
• Adresse courriel : pour répondre à votre demande
• Nom de l'entreprise : pour comprendre votre contexte d'affaires
• Numéro de téléphone (optionnel), si vous souhaitez être contacté par téléphone
• Message : la description de votre demande ou de votre projet

Données de navigation

Notre site est hébergé chez Cloudflare, qui traite votre adresse IP pour acheminer les requêtes et protéger le site contre les abus. Nous mesurons l'audience avec Cloudflare Web Analytics, un outil sans témoins ni empreinte numérique, qui nous présente seulement des données agrégées : pages consultées, pays de provenance, type d'appareil et navigateur. Nous ne collectons aucune donnée permettant de vous identifier individuellement.

Cookies

Notre site utilise uniquement des cookies essentiels à son fonctionnement : votre préférence de thème (clair ou sombre) et votre préférence de langue. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, de suivi comportemental ou d'analyse d'audience.

2. Utilisation des renseignements

Vos renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes d'information et de consultation
• Préparer des propositions de services adaptées à vos besoins
• Communiquer avec vous dans le cadre d'une relation d'affaires
• Améliorer notre site web et l'expérience qu'il offre
• Respecter nos obligations légales

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de démarchage commercial sans votre consentement préalable. Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos renseignements personnels avec des tiers à des fins commerciales.

3. Communication à des tiers

Vos renseignements peuvent être transmis à des tiers dans les circonstances suivantes :

• Prestataires de services : nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour l'hébergement et la sécurité de notre site web (Cloudflare) ainsi que, dans le cadre de la prestation de nos services d'architecture de flux de travail par intelligence artificielle, à des fournisseurs infonuagiques et d'intelligence artificielle établis aux États-Unis. Le paragraphe suivant décrit précisément cette communication.
• Obligations légales : nous pouvons divulguer vos renseignements si la loi l'exige ou si nous sommes contraints de le faire par une ordonnance judiciaire.

Communication transfrontalière à notre fournisseur d'intelligence artificielle

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à Anthropic PBC, une entreprise établie aux États-Unis. Le contenu des mandats que nous réalisons pour vous est traité par le système d'intelligence artificielle Claude, que nous utilisons comme outil de travail pour concevoir et livrer nos services. Les renseignements personnels qui se trouvent dans les documents, les courriels ou les données que vous nous confiez dans le cadre d'un mandat peuvent donc y transiter. Le traitement a lieu aux États-Unis.

Anthropic PBC est lié envers nous par une entente de traitement des données qui encadre contractuellement cette communication. Cette entente lui interdit d'utiliser vos renseignements pour entraîner ses modèles d'intelligence artificielle et prévoit des clauses contractuelles types reconnues en matière de protection des renseignements personnels. Ce traitement demeure néanmoins assujetti au droit américain, y compris au CLOUD Act, qui permet aux autorités américaines de demander l'accès à des renseignements détenus par des fournisseurs américains.

Anthropic PBC est notre seul fournisseur d'intelligence artificielle. Nous ne confions vos renseignements à aucun autre fournisseur de modèles d'intelligence artificielle.

Autres communications hors du Québec

Deux autres services établis aux États-Unis traitent des renseignements, pour des raisons qui n'ont rien à voir avec l'intelligence artificielle :

• Google LLC (États-Unis), pour l'hébergement de nos courriels et de nos documents de travail sur Google Workspace. Votre nom, votre adresse courriel, le contenu de nos échanges et les pièces jointes que vous nous transmettez y sont donc conservés, y compris ce que vous nous envoyez par le formulaire de contact. C'est la communication la plus large de cette liste.
• Outils de mesure d'audience et d'exploitation du site (Google LLC, Cloudflare). Ces outils traitent des données de navigation agrégées et non des renseignements que vous nous confiez dans le cadre d'un mandat. Ils ne reçoivent ni vos courriels ni vos documents.

4. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel que requis par la loi, selon les catégories suivantes :

• Renseignements traités dans le cadre d'un mandat de services : détruits lorsque les fins du mandat sont accomplies, sous réserve de toute période de conservation imposée par la loi.
• Contrats signés et documents comptables liés à une relation d'affaires (conventions de services, factures) : conservés 6 ans à compter de la fin de l'exercice financier visé, conformément aux exigences de l'Agence du revenu du Canada.
• Demandes reçues par le formulaire de contact qui ne mènent pas à un mandat : détruites au plus tard 24 mois après notre dernier échange.

À l'expiration de la période de conservation applicable, vos renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécurisée.

5. Vos droits (Loi 25)

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander que vos renseignements vous soient remis dans un format technologique couramment utilisé.
• Droit à l'effacement : vous pouvez demander la destruction de vos renseignements dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la désindexation : vous pouvez exiger la cessation de la diffusion, ou la désindexation de tout hyperlien donnant accès à un renseignement personnel vous concernant, lorsque cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, ou vous cause un préjudice sérieux qui excède l'intérêt du public à connaître cette information.
• Droit à l'explication : si une décision vous concernant est prise sur la base d'un traitement automatisé, vous pouvez demander que cette décision soit révisée par une personne (voir section 6).
• Retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements à tout moment, sous réserve des restrictions légales et contractuelles.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 9). Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 jours, conformément aux articles 27 et 28 de la Loi 25.

6. Décisions fondées sur un traitement automatisé

Telos Machina n'utilise pas de traitement entièrement automatisé, sans intervention humaine, pour prendre une décision vous concernant. Nos flux de travail assistés par intelligence artificielle appuient nos décisions, ils ne les prennent pas seuls.

Si cette pratique devait changer, nous vous en informerions au moment de la décision, conformément à l'article 12.1 de la Loi 25. Vous pourriez alors, sur demande : être informé des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision, connaître les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et faire valoir vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.

7. Personnes ayant accès à vos renseignements

Telos Machina est une entreprise de deux cofondateurs. Seuls les cofondateurs ont accès aux renseignements personnels collectés par ce site, dans la mesure nécessaire à la gestion de la relation d'affaires. Le responsable de la protection des renseignements personnels est identifié à la section 9. À la date de la présente politique, aucun employé ni sous-traitant additionnel n'a accès à ces renseignements.

8. Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction.

Concrètement :

• Chiffrement des communications : tous les échanges avec notre site web et avec les systèmes qui traitent vos renseignements sont chiffrés en transit. Nos serveurs internes ne sont joignables que par un réseau privé chiffré, jamais directement depuis Internet.
• Contrôle des accès : seuls les deux fondateurs ont accès aux systèmes qui hébergent des renseignements personnels. Les données de chaque client sont isolées les unes des autres, et les accès sont accordés service par service plutôt que globalement.
• Gestion des identifiants : les clés d'accès et mots de passe de nos services sont conservés dans un coffre-fort à secrets géré, jamais dans un fichier de configuration, un dépôt de code ou un courriel.
• Chiffrement au repos : les renseignements confiés à nos fournisseurs d'hébergement et de bases de données sont chiffrés au repos par ces fournisseurs.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément aux obligations prévues par la Loi 25.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Systèmes Telos Machina inc. a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :

Écrivez à cette adresse pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels ou pour exercer l'un des droits décrits à la section 5. Nous répondons dans les délais prévus par la loi.

10. Traitement des plaintes

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique ou à la Loi 25, adressez d'abord votre plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 9). Nous accusons réception de votre plainte et visons à y répondre dans un délai de 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de votre plainte, ou si vous préférez vous adresser directement à l'autorité de surveillance, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

11. Modifications à cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. La version la plus récente sera toujours disponible sur cette page, avec la date de la dernière mise à jour. Nous vous encourageons à consulter cette page régulièrement.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel (si nous avons votre adresse) ou par un avis visible sur notre site web.

12. Loi applicable

Cette politique est régie par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada applicables, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Tout litige relatif à cette politique sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents du Québec.